Một phần mềm quản lý khách sạn, hay gọi tắt là PMS (Property Management System), là một ứng dụng ngày càng hữu ích trong những khách sạn hiện đại, hỗ trợ chủ sở hữu và nhân viên thực hiện những nhiệm vụ khác nhau. Tuy nhiên, để có thể đưa ra quyết định đầu tư xây dựng một hệ thống PMS thích hợp, mọi người cần nắm rõ phần mềm quản lý khách sạn này có khả năng thực hiện được việc gì. 1. Hệ thống quản lý khách sạn là gì? PMS một biện pháp cho phần mềm khách sạn, trợ giúp tất cả khách sạn, khu nghỉ dưỡng và các tài sản tương tự để làm những công việc và hoạt động thường ngày. Phần mềm thường bao gồm một số công việc quản lý và quản trị, với các ví dụ bao gồm đặt chỗ, xử lý thanh toán, phân tích hiệu suất và quản lý hàng tồn kho. 2. Tại sao mỗi khách sạn phải một hệ thống PMS? Một hình thức hệ thống quản lý khách sạn đã trở nên quan trọng vì ngành khách sạn hiện đại được thúc đẩy qua công nghệ. Với các nguồn đặt phòng có khả năng đến từ một số nguồn, giá phải được chỉnh sửa thông minh cho việc quản lý doanh số. Quy trình hoạt động từ khâu tiếp nhận thông tin khách hàng, phục vụ, cung cấp dịch vụ,… cho đến công đoạn thanh toán, trả phòng cần được diễn ra đồng bộ, linh hoạt và chuyên nghiệp. Việc này vừa giúp khách sạn tiết kiệm được chi phí, thời gian, lại vừa tăng sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Và phần mềm quản lý khách sạn có thể giúp ứng phó với nhiều thử thách trên. Một hệ thống quản lý khác sạn tốt sẽ cho phép nhân viên loại bỏ một số thủ tục giấy tờ không phải thiết và thực hiện một số nhiệm vụ quan trọng hiệu quả hơn. Không những thế, phần mềm có thể giúp giảm chỗ trống và đặt phòng chồng chéo. 3. Nhiều tính năng quan trọng nhất của hệ thống quản lý khách sạn là gì? Mặc dù có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm PMS trên ngành, vấn đề đáng nói nhất là phải xác định một hệ thống có một số tính năng hoàn hảo cho khách sạn của bạn. Dưới đây là những tính năng quan trọng nhất của một ứng dụng quản lý khách sạn. a. Đặt phòng Chức năng trước tiên và cũng là cơ bản nhất mà hệ thống quản lý khách sạn cần có là khả năng xử lý những yêu cầu đặt phòng khách sạn. Một hệ thống chính xác sẽ cho phép nhân viên đơn giản thực hiện các nghiệp vụ đặt phòng bao gồm: check-in, check-out, thay đổi phòng, ghép phòng, kiểm tra tình trạng phòng,… b. Dữ liệu khách hàng ngành công nghiệp khách sạn ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu, đặc biệt là dữ liệu thông tin khách hàng. Vì lý do này, điều nên thiết là hệ thống quản lý khách nên bao gồm chức năng quản lý dữ liệu khách hàng cũng như những thói quen của họ như: khác hàng đã đến khách sạn bao nhiêu lần, đã sử dụng nhiều dịch vụ nào,… Điều này giúp khách sạn có thể xây dựng được một bộ dữ liệu những khách hàng thân thiết cũng như là cơ sở cho một số chiến dịch quảng bá dịch vụ, các chương trình khuyến mãi tới các khách hàng của mình. c. Tùy chọn thanh toán và hóa đơn Tiếp đến, vấn đề đáng nói nhất là một hệ thống quản lý tài sản cần cung cấp một loạt những tùy chọn thanh toán khác nhau. Điều này nên bao gồm một số tùy chọn xử lý thanh toán cho nhân viên lễ tân, cùng với xử lý thanh toán điện tử cho những đặt phòng được thực hiện trực tuyến bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ. Phần mềm cũng nên cho phép những email xác nhận được gửi nhanh chóng. Hơn nữa, phần mềm quản lý khách sạn tốt nhất cần có khả năng xuất hóa đơn cũng như biên lai cho khách hàng, để có thể đơn giản đưa cho khách hàng khi thanh toán hoặc sau khi sử dụng bất kể dịch vụ khách sạn tính phí nào. d. Báo cáo Cuối cùng, hệ thống quản lý khách sạn nên bao gồm chức năng báo cáo tự động. Điều này sẽ cho phép nhân viên khách sạn truy cập nhanh các báo cáo dựa trên dữ liệu mới nhất và nhiều báo cáo này có thể được liên kết với hiệu suất của khách sạn, thông tin tài chính hoặc một số quy trình và nhiệm vụ quản lý khách sạn. Một phần mềm quản lý khách sạn, hay hệ thống PMS, rất nên thiết trong thị trường khách sạn hiện đại, nhưng điều quan trọng không kém là tìm được phần mềm thích hợp với yêu cầu của bạn. Nếu quý khách hàng vẫn đang đắn cho chưa biết cần triển khai hệ thống quản lý khách sạn nào thì Ezibee có thể là phương án mà một số bạn vẫn đang tìm kiếm bấy lâu nay. 4. Những tính năng ưu việt của hệ thống quản lý khách sạn Ezibee những tính năng chính của Ezibee: Quản lý hoạt động kinh doanh khách sạn, Quản lý những bộ phận kinh doanh, lễ tân, thu ngân, bộ phận buồng, Quản lý khách hàng và những công nợ, Quản lý kho hàng, Thống kê, báo cáo phù hợp. Hệ thống quản lý khách sạn Ezibee quản lý hệ thống đặt phòng thông minh bằng việc tìm kiếm nhanh và đưa ra danh sách những phòng trống, vị trí và giá những phòng để khách hàng lựa chọn, xử lý một số giao dịch đặt phòng hoặc hủy phòng của khách hàng, lưu trữ thông tin của khách hàng và lịch sử đặt phòng của khách. Ezibee hỗ trợ bộ phận lễ tân có khả năng thực hiện nhận phòng và trả phòng cho khách nhanh chóng, tính hóa đơn và in hóa đơn cho khách hàng, quản lý nhiều khách hàng theo đoàn hoặc khách lẻ, phần mềm còn có thể khắc phục những vấn đề phát sinh như tách hóa đơn, ghép thêm người vào phòng. Hệ thống quản lý tình trạng một số buồng, phòng để cập nhật trạng thái lên hệ thống thường xuyên, quản lý phòng sạch hoặc phỏng bẩn để lên kế hoạch cho nhân viên dọn dẹp, tránh tình trạng để khách hàng ở phòng không đảm bảo vệ sinh, quản lý tình trạng phòng sau khi khách đến và đi, quản lý những tài sản cố định trong phòng chi tiết. Chức năng quản lý kho chuyên nghiệp hỗ trợ xử lý thống kê hàng hóa trong kho bằng nhiều thao tác nhập và xuất hàng. Phần mềm còn có tính năng đưa ra định mức về lượng hàng trong kho và cảnh báo cho nhà quản lý biết để kịp thời nhập hàng về phục vụ cho khách hàng, kết xuất báo cáo hàng hóa được sử dụng một số để có phương hướng kinh doanh hợp lý hơn. Phần mềm quản lý khách sạn Ezibee quản lý dữ liệu của khách hàng rõ ràng như tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, quản lý lịch sử giao dịch của khách hàng với khách sạn, quản lý những công nợ nếu có, đưa ra định mức và thời gian cần thu các công nợ. Đọc thêm: phần mềm quản lý bida Tính năng xuất báo cáo rõ ràng của Ezibee giúp khách sạn báo cáo việc kinh doanh chi tiết cho chủ khách sạn. Báo cáo có thể tùy chỉnh những số như ca làm việc, nhiều dịch vụ kèm theo, báo cáo về lượt khách nghỉ trong ngày, tình hình một số phòng và còn các vấn đề khác trong chuỗi kinh doanh khách sạn.
